Nutzungsordnung

Vorrangiges Ziel der Rheinland Studie ist die Entwicklung präventiver Strategien zur Bekämpfung von neurodegenerativen und neuropsychiatrischen, aber auch anderen altersbedingten Erkrankungen. Dafür sollen zum einen Risikofaktoren und zum anderen Risikogruppen identifiziert werden, die von gezielten Maßnahmen profitieren, um einen Ausbruch der klinischen Erkrankung zu verzögern oder gar zu verhindern. Zusätzlich soll die normale Physiologie des Gehirns, ihre Variationen und die Änderungen über den Lebensverlauf hinweg, untersucht werden.

Die Datensammlung der Rheinland Studie erfolgt dabei primär mit dem Ziel der Nutzung für eigene Forschungsfragen. Andere Parteien können gegebenenfalls auch Zugang zu den Daten erhalten, in der Regel im Rahmen einer wissenschaftlichen Kollaboration. Andere Optionen sind in Einzelfällen ebenfalls möglich.

Aufgrund der besonderen Anforderungen zum Schutz der Teilnehmerrechte und des hohen wissenschaftlichen Werts der vorhandenen Daten - und Probenmaterials sind geplante Zugriffe auf die Daten der Rheinland Studie besonders streng hinsichtlich der Ziele und des erreichbaren Nutzens abzuwägen. Der Prozess hierzu wird durch diese Nutzungsordnung geregelt.
 

§ 1    Definitionen

1. Daten
   Daten sind die bereinigten Rohdaten bzw. daraus berechnete Forschungsdaten aus den verschiedenen Untersuchungsteilen der Rheinland Studie. Nicht bereinigte und nicht freigegebene Daten dürfen nicht für wissenschaftliche Untersuchungen genutzt werden. Das gilt auch für personenidentifizierende Daten (Namen, Adressen, etc.).

2. Proben bzw. Probenmaterial
   Als Proben bzw. Probenmaterial werden sämtliche biologischen Materialien bezeichnet, die von Teilnehmern in der Rheinland Studie gewonnen und im Biorepository gelagert werden. Darunter fallen z. B. Blut, Serum, Plasma, Harn, Speichel, Stuhl, Haar und aus diesen weiterhin gewonnene Materialien wie Blutbestandteile, DNA oder RNA.
3. Datenschutzkonzept 
   Das Datenschutzkonzept ist das aktuell gültige Datenschutzkonzept der Rheinland Studie.
4. Datennutzung
   Datennutzung bedeutet die Verarbeitung und Nutzung, insbesondere die statistische Auswertung, aller Daten oder einer Teilmenge davon für wissenschaftliche Forschungsprojekte, Publikationen, Vorträge oder zur Rekrutierung von Stichproben für Folgestudien oder zur Vorbereitung weiterer statistischer Auswertungsarbeiten.
5. Forschungsprojekt oder Projekt
   Forschungsprojekt ist ein mit den Forschungszielen der Rheinland Studie übereinstimmendes Projekt, das zeitlich befristet ist und bei dessen Durchführung Daten oder Proben der Rheinland Studie genutzt werden sollen.
6. Verantwortliche/r Projektleiter/in
   Der/die verantwortliche Projektleiter/in trägt die Endverantwortung für die Projektdurchführung. Ein Projekt kann mehr als eine/n verantwortliche/n Projektleiter/in haben. In solchen Fällen obliegen allen verantwortlichen Projektleiter/innen vollumfänglich die gleichen Rechte und Pflichten.
7. Beantragende/r Wissenschaftler/in
   Der/die beantragende Wissenschaftler/in ist die natürliche Person, die den Nutzungsantrag an das Data Use and Access Committee der Rheinland Studie stellt. In der Regel ist dies der/die an der Durchführung maßgeblich involvierte Wissenschaftler/in. Dies kann, muss aber nicht der/die verantwortliche Projektleiter/in sein. Er/sie bereitet den Antrag vor und holt die Unterschrift von den verantwortlichen Projektleiter/in (falls nicht dieselbe Person) und ggf. weiteren Projektbeteiligten ein.
8. Weitere Projektbeteiligte 
   Weitere Projektbeteiligte sind sämtliche Personen, die im Rahmen der Vorbereitung oder Durchführung des Forschungsprojekts Zugriff auf Daten oder Proben erhalten.
9. Projektende 
   Das Projektende im Sinne dieser Nutzungsordnung ist der im Nutzungsantrag festgelegte Zeitpunkt, an dem das Forschungsprojekt endet.
10. Projektdaten 
    Projektdaten sind alle Daten, die den verantwortlichen Projektleiter/innen zur Durchführung eines Forschungsprojektes nach Maßgabe dieser Nutzungsordnung übergeben wurden.
11. Ergebnisse 
    Ergebnisse sind alle aus Projektdaten gewonnenen zur weiteren Auswertung geeigneten Informationen und abgeleiteten Variablen (aus übergebenen Daten generierte neue Variablen wie Kategorien, Scores und Indizes, aus Proben gewonnene Informationen, Marker, etc.).
12. Unabhängige Treuhandstelle 
    Die unabhängige Treuhandstelle der Rheinland Studie übernimmt alle technischen Aufgaben im Zusammenhang mit personenidentifizierenden Daten, wie die zentrale Speicherung personenidentifizierender Daten, die Zuordnung von Pseudonymen zu Personen, die Verwaltung der Information über Aufklärung und Studieneinwilligung (Consent-Management) einschließlich der Dokumentation von Änderungen der Einwilligungen und von vollständigen oder teilweisen Rücknahmen des Einverständnisses im Zeitverlauf. Die personenidentifizierenden Daten der Treuhandstelle sind technisch von anderen Studiendaten getrennt.
13. Data Management
    Data Management übernimmt in der Rheinland Studie den gesamten Prozess der Bereitstellung von Daten und Proben für die wissenschaftliche Auswertung von der Auswahl der Variablen und Bioproben über die Antragstellung, Genehmigung, Aufbereitung und Übergabe von Untersuchungsdaten an Projektpartner bis hin zur Re-Integration von Ergebnissen in die zentralen Studiendatenbanken.
14. Biorepository
    Das Biorepository ist das Bioprobenlager für Proben der Rheinland Studie am DZNE e.V. einschließlich eventueller Backup-Lager.
15. Zentrale Studiendatenbanken 
    Die zentralen Studiendatenbanken der Rheinland Studie  umfassen neben der eigentlichen Studiendatenbank das LIMS, die Bild- und Bild-Ergebnisdatenbank, die Biomaterial-Ergebnisdatenbank und die Forschungsdatenbank. In diesen Datenbanken werden unter anderem alle Untersuchungs-, Interview- und Labordaten, sowie aus Forschungsprojekten übermittelte Ergebnisdaten verwaltet. Personenidentifizierende Daten und Zuordnungen zwischen den verschiedenen Pseudonymen werden getrennt davon bei einer unabhängigen Treuhandstelle verwaltet.
16. Analysedaten
    Analysedaten sind alle aus Daten gewonnen Daten, gleich welcher Natur.
     

§ 2    Regelungszweck

1. Mit dieser Nutzungsordnung soll eine transparente und möglichst sinnvolle Nutzung der Daten und der Proben der Rheinland Studie ermöglicht werden. Sie gilt für alle Personen innerhalb und außerhalb der Rheinland Studie, welche auf Daten der Rheinland Studie zugreifen wollen. Die Datensammlung der Rheinland Studie erfolgt dabei primär mit dem Ziel der Nutzung für eigene Forschungsfragen. Andere Parteien können gegebenenfalls auch Zugang zu den Daten erhalten, in der Regel im Rahmen einer wissenschaftlichen Kollaboration. Andere Optionen sind in Einzelfällen ebenfalls möglich, sind aber als Ausnahmen hier nicht gesondert geregelt.
2. Neben dieser Nutzungsordnung sind ergänzend folgende Bestimmungen in der jeweils geltenden Fassung zu beachten:
   a) Bundesdatenschutzgesetz und EU-Datenschutzgrundverordnung in ihrer jeweils geltenden Fassung
   b) Leitlinien zur Guten Wissenschaftlichen Praxis in der jeweils gültigen Fassung
   c) Leitlinien zur Guten Epidemiologischen Praxis in der jeweils gültigen Fassung 
   d) Datenschutzkonzept der Rheinland Studie
   e) Ethikvotum für die Rheinland Studie
    

§ 3    Rechtsgrundlage der Nutzung

1. Grundlage jeder Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten sowie jeder Entnahme,
2. Weiterverarbeitung, Analyse und Auswertung von Probenmaterial ist das informierte Einverständnis der betroffenen Teilnehmer nach Maßgabe der schriftlich eingeholten Einverständniserklärung.
3. Widerrufen Teilnehmer/innen ihr Einverständnis, so werden diese Daten bzw. Proben nicht mehr für Forschungsprojekte bereitgestellt.
4. Näheres regelt das Ethikvotum und das Datenschutzkonzept der Rheinland Studie.
    

§ 4    Eigentums- und Nutzungsrechte

1. Daten und Proben stehen im Eigentum der Rheinland Studie des DZNE e.V., sofern die Teilnehmer/innen die Daten und Proben an das DZNE e.V. übertragen haben. Dies gilt unbeschadet jeweils eingeräumter Nutzungsrechte an Dritte.
2. Die Rheinland Studie des DZNE e.V. gewährt auf Antrag Nutzungsrechte an Daten.
3. Probenmaterial kann außerhalb des DZNE nur im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung verwendet/analysiert werden. Beantragte und genehmigte Untersuchungen von Probenmaterial werden direkt durch das DZNE veranlasst.
4. Die von Dritten auf Basis von Daten oder Probenmaterialien der Rheinland Studie gewonnenen Analysedaten werden in die Zentralen Datenbanken der Rheinland Studie übertragen und sind Eigentum der Rheinland Studie. Nutzungsrechte können nach den Richtlinien dieser Nutzungsordnung beantragt werden.
5. Ohne ausdrückliches schriftliches Einverständnis des DZNE e.V. ist jegliche kommerzielle Nutzung von Daten und/oder Probenmaterial untersagt, insbesondere dürfen keine Patente oder andere gewerbliche Schutzrechte, die sich auf die Daten oder das Probenmaterial beziehen oder durch diese begründet werden, angemeldet werden.
    

§ 5    Data Use and Access Committee

1. Das Data Use and Access Committee (DUAC) besteht aus fünf permanenten Mitgliedern (Wissenschaftliche Direktorin der Rheinland Studie, Wissenschaftler/innen der Populationsbezogenen Gesundheitsforschung, Leiter/in Forschungsmanagement Populationsbezogene Gesundheitswissenschaften, Labormanager/in Rheinland Studie, Leiter/in Data Management Rheinland Studie). Bei Bedarf kann das DUAC Fachspezialisten/innen (Statistiker/innen, Datenschutzbeauftragte/r des DZNE, Wissenschaftler/innen) bezogen auf die wissenschaftliche Fragestellung des Antrags hinzuziehen. Die Fachspezialisten/innen erhalten dann ebenfalls ein Stimmrecht. Sollten Daten von laufenden Kollaborationen angefragt werden, so können auch die kollaborierenden verantwortlichen Projektleiter/innen als stimmberechtigte ad-hoc-Mitglieder hinzugezogen werden.
2. Das DUAC übernimmt die ihm nach dieser Nutzungsordnung zugewiesenen Aufgaben.
3. Das DUAC berät sich in der zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Häufigkeit. Den Vorsitz hat die Direktorin der Rheinland Studie inne. Die Vorsitzende beruft die Beratung des DUAC ein. Es ist beschlussfähig, wenn mindestens die Vorsitzende sowie drei weitere Mitglieder anwesend sind. Stellvertretungen sind nach Zustimmung der Vorsitzenden zulässig. Das DUAC beschließt mit einfacher Mehrheit seiner anwesenden Mitglieder. Die Wissenschaftliche Direktorin der Rheinland Studie hat ein Veto-Recht.
    

§ 6    Grundsätze der Nutzung von Daten und Probenmaterial

1. Wann immer möglich, erfolgt Eine Analyse der Daten innerhalb des DZNE und die Daten verlassen die Server des DZNE nicht. Ausnahmen sind in begründeten Fällen möglich. 
2. Bei Weitergabe der Daten und Proben für Forschungsprojekte, wird die Vertraulichkeit der Daten und Proben der Teilnehmer/innen durch Pseudonymisierung sowie durch entsprechende Vereinbarungen im Datennutzungsantrag gewährleistet. Personenidentifizierende Daten werden nicht herausgegeben. Im Rahmen des Datenantrags verpflichten sich die Wissenschaftler/innen keinen Versuch zu unternehmen, Personen zu re-identifizieren, deren Daten sie erhalten haben und keine Daten zu veröffentlichen oder an Dritte weiterzugeben, die es Dritten ermöglichen könnten, einzelne Personen zu re-identifizieren. Die Bereitstellung von Daten kann prinzipiell nur auf Grundlage der bestehenden Einwilligungserklärung erfolgen.
3. Wird eine Analyse von Biomaterialien für die Durchführung des beantragten Projektes benötigt, ist hierfür zusätzlich zum Nutzungsantrag ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abzuschließen. Alle Ergebnisse der Biomaterialanalysen (Rohdaten + ausgewertete Ergebnisse) müssen an Data Management der Rheinland Studie übermittelt werden, bevor sie für weitere Forschung (separater Datennutzungsantrag nötig) genutzt werden können. Nicht verbrauchtes Probenmaterial muss der Rheinland Studie unverzüglich nach Abschluss der Analysen wieder zur Verfügung gestellt werden. Dies hat in Absprache mit dem Biorepository in einer Form zu geschehen, die die Weiterverwertung des Rest-Probenmaterials gewährleistet. Ist dies nicht möglich, so ist das nicht verbrauchte Probenmaterial in Abstimmung mit dem Biorepository zu vernichten. Data Management ist über die Rückgabe / Vernichtung des Restmaterials schriftlich zu informieren.
    

§ 7    Nutzung nur im Rahmen des Antrags und der Genehmigung

1. Übergebene Daten sind ausschließlich für die beantragte und genehmigte Nutzung, nur innerhalb des Zeitraums zu verwenden, für den die Beantragung erfolgte und genehmigt wurde. Proben sind darüber hinaus nur in dem im Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung festgeschriebenen Labor zu nutzen sowie zur Analyse durch möglichst materialsparende Verfahren zu verwenden. In der Genehmigung ggf. enthaltene Auflagen und Bedingungen sind einzuhalten. Jede weitere über den Antrag hinausgehende (beabsichtigte) Nutzung der Daten oder Proben– auch eine ggf. erforderliche Datennutzung über den ursprünglich beantragten Zeitraum hinaus – muss erneut beantragt werden.
2. Die Kopie und Weitergabe von Daten und/oder Probenmaterial an Dritte ist ausgeschlossen. Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich durch Data Management, eine Sendung von Proben ausschließlich durch das Biorepository.
3. Der/die verantwortliche Projektleiter/in darf den weiteren Projektbeteiligten erst dann Zugriff auf das Probenmaterial und die Daten geben, wenn diese sich persönlich schriftlich auf die Einhaltung der Regelungen dieser Nutzungsordnung verpflichtet haben.
    

§ 8    Rückübermittlung, Verwaltung und weitere Nutzung der Ergebnisse

1. Alle aus den Daten der Rheinland Studie gewonnenen Ergebnisse und Publikationen müssen
   der Rheinland Studie (zu Händen Data Management) vom/von der verantwortlichen Projektleiter/in zeitnah, jedoch spätestens 2 Monate nach Ende der im Nutzungsantrag spezifizierten Laufzeit vollständig und in geeigneter elektronischer Form übermittelt werden.
2. Dabei ist auf eine selbsterklärende, hinreichende Dokumentation der Ergebnisse und der Auswertungsprogramme, die für die Generierung dieser Ergebnisse verwendet wurden, zu achten. Das Format der elektronisch zu übermittelnden Ergebnisse ist mit Data Management abzusprechen. Es ist auf eine mit allgemein üblicher Software einlesbare Form zu achten. Insbesondere müssen die Informationen in kleinste sinnvolle Einheiten eingeteilt und zugreifbar sein. In der Regel sind dies die Ergebnisse pro Teilnehmer/in. 
3. Für alle Veröffentlichungen, in denen Daten oder Probenmaterial oder Ergebnisse der Rheinland Studie verwendet werden, gelten die Regeln der Guten Wissenschaftlichen Praxis. Näheres ist ggf. in separaten Vereinbarungen zu regeln.
4. In schriftlichen Veröffentlichungen, denen Daten oder Probenmaterial oder Ergebnisse ganz oder teilweise zugrunde liegen, muss ein mit der Rheinland Studie abzustimmender Hinweis eingefügt werden, dass diese im Rahmen der / durch die Rheinland Studie erhoben / zur Verfügung gestellt wurden.
5. Auf die Förderer/Geldgeber der Rheinland Studie oder einzelner Projekte ist bei Publikationen hinzuweisen. Die für die Daten relevanten Förderer werden von Data Management mit den Daten übermittelt.
    

§ 9    Löschung der Daten 

1. Die Projektleiter/innen sind verpflichtet, sämtliche Daten der Rheinland Studie bis spätestens 2 Monate nach Ende der im Nutzungsantrag spezifizierten Laufzeit zu löschen. Data Management ist unverzüglich über die Löschung schriftlich zu informieren.
2. Im Falle eines Widerrufs der Einverständniserklärung durch Teilnehmer schickt Data Management eine Löschaufforderung. Dieser ist unverzüglich Folge zu leisten. Eine Bestätigung der erfolgten Löschung ist an Data Management zu senden.
    

§ 10    Verantwortlichkeit und Haftung der verantwortlichen Projektleiter/innen 

1. Verantwortliche Projektleiter/innen sind für übergebenes Probenmaterial und übermittelte Daten verantwortlich und haftbar.
2. Falls der/die verantwortliche Projektleiter/in das Projekt verlässt, muss durch den/die verantwortliche/n Projektleiter/in gegenüber dem DUAC unverzüglich schriftlich ein/e Nachfolger/in in der Verantwortlichkeit benannt werden. Mit dem Projekt zusammenhängende Anträge und Verträge sind neu abzuschließen.
3. Die Rheinland Studie ist im Falle des Abs. (2) berechtigt, eine sofortige Rückgabe des Probenmaterials und die Löschung aller übergebenen Daten vom/von der Verantwortlichen Projektleiter/in Wissenschaftler/in zu fordern.
4. Verantwortliche Projektleiter/innen haften für alle durch sie bei der Nutzung der Daten und des Probenmaterials verursachten Schäden jeglicher Art, insbesondere solche, die durch unberechtigte Nutzung oder Weitergabe von Daten, Probenmaterial und oder Ergebnissen entstehen.

§ 14    Übergabe von Daten

Nach positiver Bewilligung des Nutzungsantrags bereitet Data Management die Daten zu einem Datensatz für die Übergabe an die verantwortlichen Projektleiter/innen unter Beachtung des Datenschutzkonzeptes der Rheinland Studie auf. Für alle Teilnehmer/innen, von denen Daten in den zu übergebenden Datensatz aufgenommen werden sollen, wird dabei nochmals überprüft, ob die vorliegenden Einverständniserklärungen diese Datennutzung zulassen.
 

§ 15    Übergabe von Proben

1. Mit der Durchführung der Übergabe des Probenmaterials wird das Biorepository betraut. Für Forscher/innen und Gastwissenschaftler/innen am DZNE erfolgt die Übergabe an einen von den Verantwortlichen Wissenschaftler/innen spezifizierte/n Projektbeteiligte/n. Für Analysen außerhalb des DZNE wird der/die Empfänger/in im Rahmen des Auftrages zur Datenverarbeitung spezifiziert.
2. Probenmaterialien werden mit so wenig Metadaten wie möglich übergeben.
    

§ 16    Kosten und Gebühren

1. Für die Bereitstellung von Daten und Proben können Gebühren anfallen, die das DZNE in Rechnung stellt.
2. Für den Fall einer kommerziellen Nutzung, vorausgesetzt diese ist durch den Daten- und Probenspender sowie das DZNE gestattet, hat der/die Empfänger/in eine Lizenzgebühr zu entrichten. Näheres ist in einem separaten Vertrag zu regeln.

§ 18    Inkrafttreten und Übergangsregelungen

Die Nutzungsordnung tritt mit Beschluss des DUAC und Zustimmung des Vorstands des DZNE in Kraft.